IR: erro de empresas ao preencher nova forma de apurar imposto retido na fonte leva trabalhadores à malha fina; entenda

Primeira peça publicitária do leão do IR feita pela Receita Federal
Receita Federal
O erro de empresas no envio de informações para as novas bases de dados utilizadas pela Receita Federal para apurar o Imposto de Renda retido na fonte está resultando em informações incorretas repassadas ao Fisco e também aos trabalhadores.
🦁 O erro tem causado a retenção de milhares de declarações na chamada “malha fina”. A Receita orienta que trabalhadores considerem valores do informe de rendimentos. Porém, pode ser necessário pedir um novo informe ao empregador e fazer uma declaração retificadora. (veja o que fazer)
A explicação para o maior número de retenções em malha neste ano é que, com o fim da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf), a Receita passou a buscar as informações em outras bases de dados. Essas informações também foram enviadas pelas empresas.
🔎 A Dirf, que deixou de ser usada este ano, era feita por quem faz os pagamentos e retém o IR. A declaração continha pagamentos feitos a residentes ou dimiciliados no exterior, os pagamentos a planos de saúde empresarial, além dos pagamentos a pessoas físicas com domicílio no país.
👩‍💻 As declarações são retidas em malha quando há inconsistências nos valores informados pelas pessoas físicas. A verificação de pendências é feita online no Portal e-CAC ou no app “Meu Imposto de Renda”, utilizando a conta Gov.br.
As novas fontes de dados usadas são:
e-Social, que concentra concentra praticamente todas as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias ligadas ao empregado; e
EFD-Reinf, que tem dados de retenções de tributos e faz parte de uma plataforma que unifica o envio de informações fiscais, contábeis e trabalhistas das empresas em formato digital chamada SPED.
Essas bases de dados são consideradas mais complexas e erros de preenchimentos por parte de algumas empresas e gerando divergências com os informes de rendimento dos trabalhadores (veja mais abaixo nessa reportagem).
➡️A Receita Federal estima que o número de retenção de declarações dos trabalhadores na malha fina está em média, neste ano, cerca de 2% maior até o momento.
Segundo o balanço do órgão, foram recebidas 13 milhões de declarações do IR até as 12h de sexta-feira (17), o que significa dizer que cerca de 260 mil contribuintes a mais caíram na malha fina.
O prazo de entrega da declaração do IR, neste ano, começou em 23 de março e se estende até 29 de maio. São esperadas 44 milhões de declarações em 2026.
Começa prazo para entrega da declaração do imposto de renda
Erros das empresas
De acordo com a Receita, algumas empresas estão preenchendo de forma errada o e-Social, ou a a EFD-Reinf, agora usadas nas declarações do IR. Isso gera divergências nas informações prestadas em relação ao informe de rendimentos entregue aos empregados.
Em outros casos, a menor parte deles, o órgão diz que as empresas chegaram a enviar erroneamente os números do próprio informe de rendimentos aos seus empregados.
“A Dirf [usada até o ano passado] era uma declaração anual. O contribuinte [empresário] pegava os dados do ano, juntava, e entregava a declaração de todo ano [à Receita]. O e-Social, que cuida dessa parte de folha de pagamentos, é uma declaração mensal que tem muito mais detalhes, muito mais exigências, e que é muito mais complexa. É a própria folha de pagamentos completa, mas é preciso que o contribuinte faça classificações: isso aqui é tributável, isso aqui não é, isso aqui é décimo terceiro, é exclusivo ou não é [na fonte]”, explicou Vinicius Lara de Oliveira, o chefe da malha fina da Receita Federal.
A Receita identificou divergências de dados, não necessariamente propositais, ao compilar as informações mensais dessas bases de dados com o informe de rendimentos enviado aos trabalhadores, no início deste ano.
“É uma regra de interpretação. Se ele [empresário] manda em um formato que a interpretação que a Receita não é a que ele achou que daria, há um conflito. Ele [empregador] entregou um comprovante de rendimentos com o cálculo que ele acha correto, mas pode ter transferido o e-Social com classificações equivocadas”, explicou o Oliveira.
Estão entre os erros encontrados:
Empresa que informou o décimo terceiro salário de um trabalhador como tributação normal e incluiu esse valor no rendimento total, e não como tributação exclusiva na fonte. Por ser tributado na fonte, esse valor não pode ser compensado ou restituído na declaração anual do IR.
Erros sobre o período de lançamento dos salários: a Receita explicou que usa o regime de “caixa”, ou seja, o momento em que os salários e tributos são pagos, e não de competência, mês relativo ao pagamento. Nesse caso, a empresa lançou, por exemplo, o salário relativo a dezembro no mesmo mês, quando ele, de fato, foi efetivamente pago somente em janeiro, data considerada pela Receita.
O que fazer?
A Receita indica que o contribuinte não deve fazer nada neste momento caso caia na malha fina, mesmo tendo enviado sua declaração com os dados que constam em seu informe de rendimentos.
O supervisor nacional do Programa do Imposto de Renda da Receita Federal, José Carlos da Fonseca, informou, porém, que se o contribuinte deve retificar sua declaração se receber um novo informe de rendimentos da empresa.
“A declaração do IR deve ser respaldada por documentos. Se o comprovante diz que ele recebeu R$ 100, e está errado na declaração pré-preenchida, ele corrige antes de transmitir. Quem já entregou a declaração e está obedecendo o que está no comprovante, pode ficar tranquilo”, disse José Carlos da Fonseca, da Receita Federal.
A declaração pré-preenchida é um “espelho” dos dados que a Receita Federal tem sobre os contribuintes. No caso de preencher a declaração manualmente, e cair na malha fina, a lógica é a mesma.
Se o contribuinte utilizou os dados do informe de rendimentos, deve aguardar. Somente deve enviar uma declaração retificadora no caso de receber outro informe, corrigido pela empresa.
Segundo a Receita, a maior parte dos erros das empresas está no e-Social. Nesse caso, assim que as informações forem retificadas pelos empregadores, as declarações de seus trabalhadores saem da malha fina automaticamente (se não houver mudança no informe de rendimentos). A Receita informou que milhões de empresas já corrigiram os dados enviados pelo e-Social desde o início do prazo do Imposto de Renda.
Ainda segundo o Fisco, em um número menor de casos, os empregadores erraram, de fato, os valores que constam no informe de rendimentos enviados aos trabalhadores. Nessa hipótese, as empresas terão de enviar novos informes de rendimento aos trabalhadores, que terão de retificar suas declarações para sair da malha fina.
“Se a empresa entender que o informe de rendimentos está errado, ela é obrigada a gerar um novo informe de rendimentos. Aí o contribuinte vai retificar [os valores] e vai bater com a pré-preenchida. Mas não é mais comum. O mais comum que a informação enviada ao empregado esteja correta, e que a empresa parametrizou errado no e-Social. Ele corrige o e-Social e vai bater com o informe de rendimentos. Essa parametrização errada pode mudar ou não os valores a pagar ou a restituir”, disse Daniel Fontes, assessor da Receita Federal.
Imposto de renda 2026: prazo começou em 23 de março.
Joédson Alves/Agência Brasil